Sample Invoice Là Gì

Invoice là chứng từ bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu, cung cấp các thông tin cần thiết về hàng hóa và giá trị hàng hóa cho các bên liên quan.

Các lưu ý khi chuẩn bị Invoice

Bất kỳ thông tin sai sót trên Invoice đều phải đánh đổi bằng tiền, và các rủi ro lớn hơn, vì thế khi chuẩn bị Invoice, các bên cần lưu ý:

- Hóa đơn thương mại invoice không có điều kiện giao hàng CIF hay điều kiện giao hàng FOB.

- Người giao hàng cho nước ngoài sẽ nhận được số tiền chiết khấu, tuy nhiên trên hóa đơn thương mại invoice đã ghi chỉ thực thu mà không phản ánh khoản chiết khấu này.

- Tính nhầm giá trị đơn hàng, phổ biến nhất trong trường hợp giá đơn hàng được tính theo điều kiện giao hàng CIF, tuy nhiên bên bán hàng lại tính giá trị đơn hàng theo giá FOB. Một số trường hợp khác không ghi chép chi tiết các chi phí phát sinh về sau.

- Hóa đơn thương mại invoice không mô tả rõ loại hàng hóa sẽ được giao dịch. Ngoài ra khi thiếu một số thông tin riêng cần phải có, theo trao đổi của hai bên.

- Chứng từ invoice phải có trách nhiệm thông báo về các bên liên quan đến giao dịch, các bên liên quan đến vận chuyển, hàng hóa được vận chuyển, mục đích sử dụng hàng hóa, nơi sản xuất và HS code. Đặc biệt, invoice được coi là có giá trị khi có đầy đủ chữ ký và con dấu xác nhận của người bán.

Lưu ý: HS Code là mã phân loại của hàng hóa được quốc tế quy chuẩn, dùng để xác định thuế suất xuất nhập khẩu hàng hóa.

Commercial Invoice là một loại Invoice, được sử dụng phổ biến nhất.

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là loại hóa đơn mà bên bán sẽ gửi cho bên mua cùng các chứng từ (Vận đơn, chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói,…) để bên mua tiến hành thanh toán. Hoá đơn này đóng vai trò rất quan trọng đối với việc giao dịch xuất nhập khẩu.

- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Hóa đơn chiếu lệ dùng để làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu.

- Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)

Hóa đơn xác nhận là hóa đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hóa.

- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Hóa đơn tạm thời là hóa đơn được gửi cùng với lô hàng và được sử dụng để mô tả các điều kiện bán hàng như: Giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng. Hóa đơn tạm thời không phải là hóa đơn thật.

- Hóa đơn chính thức (Final Invoice)

Hóa đơn chính thức là hóa đơn cuối cùng được gửi cho người mua dịch vụ để yêu cầu thanh toán. Hóa đơn chính thức bao gồm một danh sách cụ thể hóa các sản phẩm và dịch vụ bạn đã cung cấp, chi phí, ngày đáo hạn và phương thức thanh toán.

Hóa đơn chi tiết là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…

- Hóa đơn tập trung (Neutral Invoice)

Hóa đơn tập trung là hóa đơn dùng trong trường hợp buôn bán thông qua trung gian hoặc tạm nhập tái xuất, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn. Họ sẽ sử dụng hóa đơn do một người khác ký phát.

- Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

Là hóa đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hóa đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

- Hóa đơn hải quan (Custom’s Invoice)

Là hóa đơn tính toán trị giá hàng hóa, giá tính theo thuế của hải quan và tính các khoản lệ phí của hải quan.

Hóa đơn hải quan (Customs Invoice)

Hóa đơn hải quan được sử dụng để tính thuế hải quan và các khoản lệ phí khác do hải quan yêu cầu dựa trên giá trị của hàng hóa.

- Bước 1: Xác định loại invoice cần lập

- Bước 2: Điền và kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên invoice. Đây là bước quan trọng nhất, bởi không phải nhân viên nào cũng nắm rõ đầy đủ các quy định và điền đúng theo yêu cầu nên có thể dẫn đến một vài lỗi sai không đáng có.

- Bước 3: Ký số và xuất invoice

Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)

Certificate Invoice là hóa đơn có chữ ký của Phòng thương mại và công nghiệp VCCI, được sử dụng để xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Sau khi đơn vị bán gửi hóa đơn chiếu lệ cho đơn vị mua và nhận được đơn đặt hàng của họ, đơn vị bán sẽ cần chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển, bao gồm các thủ tục giấy tờ phải đi kèm với hàng hóa. Trong số các tài liệu đó thì hóa đơn thương mại là một trong những tài liệu quan trọng nhất.

Hóa đơn thương mại bao gồm tất cả các chi tiết của toàn bộ giao dịch xuất khẩu, từ đầu đến cuối.

Chúng tôi thường nhận được câu hỏi từ phía các đơn vị bán rằng tại sao hóa đơn thương mại lại trông rất khác so với hóa đơn mà công ty họ sử dụng cho các đơn đặt hàng nội địa. Hãy nhớ rằng hóa đơn bạn tạo từ hệ thống kế toán hoặc ERP của công ty bạn là hóa đơn kế toán (Accounting Invoices) được sử dụng để nhận thanh toán, không phải hóa đơn xuất (Export Invoices).

Hóa đơn thương mại có thể trông giống với hóa đơn chiếu lệ mà ban đầu bạn đã gửi cho khách hàng của mình để làm báo giá, tuy nhiên có thể bạn sẽ thấy một số chi tiết bổ sung mà bạn chưa nhìn thấy trong bản hóa đơn chiếu lệ. Ví dụ: trong hóa đơn thương mại, bạn có thể thấy sự xuất hiện của số đơn đặt hàng, số tham chiếu khách hàng, thông tin ngân hàng và thanh toán.

Hóa đơn chính thức (Final Invoice)

Final Invoice là hóa đơn chính thức, trên đó quy định tổng giá trị đơn hàng cuối cùng mà đơn vị mua phải thanh toán cho đơn vị bán. Chỉ khi đơn vị mua thanh toán đầy đủ số tiền ghi trong Final Invoice thì mới chính thức kết thúc giao dịch giữa hai bên.

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Trong một cuộc giao dịch xuất nhập khẩu điển hình, mọi thứ bắt đầu từ khi đơn vị bán nhận được yêu cầu về một hoặc nhiều sản phẩm từ phía đơn vị mua.

Nếu yêu cầu đến từ một khách hàng trong nước, đơn vị bán có thể gửi ngay một mẫu báo giá tiêu chuẩn qua email cho đơn vị mua là được. Tuy nhiên, đối với giao dịch quốc tế, bản báo giá của đơn vị bán sẽ được cung cấp dưới dạng hóa đơn chiếu lệ. Đó là bởi vì khách hàng quốc tế có thể cần hóa đơn chiếu lệ để sắp xếp tài chính, mở thư tín dụng, xin giấy phép nhập khẩu phù hợp và hơn thế nữa.

Hóa đơn chiếu lệ quy định một số thông tin như sau:

- Thông tin về bên mua và bên bán

- Chi tiết giao hàng: Bao gồm cách thức, chi phí vận chuyển và địa điểm bàn giao hàng hóa

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong báo giá (có thể là đô la Mỹ hoặc một đơn vị tiền tệ khác đều được)

- Ngày hết hiệu lực báo giá. Có thể có nhiều biến động trong quá trình xuất khẩu, vì vậy hãy giảm thiểu rủi ro bằng cách đặt khung thời gian cụ thể cho báo giá của bạn.

Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Đây là hóa đơn có tác dụng thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức. Nó được sử dụng trong 3 trường hợp sau đây:

- Trường hợp 1: Khi đơn vị bán muốn thu trước một khoản tiền ngay sau khi hoàn thành đơn hàng.

- Trường hợp 2: Khi đơn hàng được giao thành nhiều đợt, và hai bên thỏa thuận thanh toán theo từng đợt.

- Trường hợp 3: Khi hai bên thống nhất lấy tạm một mức giá nào đó để giao dịch, còn giá chính thức sẽ được quyết định sau và ghi trong hóa đơn chính thức.

Invoice là gì? Tác dụng Invoice

Invoice có nghĩa là hóa đơn, một chứng từ rất quan trọng được sử dụng trong mọi hoạt động mua bán quốc tế. Trên hóa đơn sẽ yêu cầu thể hiện rõ nội dung về số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Chứng từ này dùng để bạn tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan.

Invoice giúp người mua làm căn cứ xác nhận một số quyền lợi như: Quyền sở hữu hàng hóa, sử dụng đối với sản phẩm, dịch vụ, từ đó có căn cứ để khiếu nại về chất lượng hàng hóa, dịch vụ cũng như yêu cầu về các chế độ bảo hành,...

Invoice được lập ra nhằm mục đích làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. Xác nhận nghĩa vụ của người bán cung cấp hàng hóa cho người mua, đồng thời, người mua phải có trách nhiệm thanh toán số tiền đầy đủ được ghi trên invoice cho người bán.